15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo (2015) revela los secretos de los millonarios, atletas olímpicos, estudiantes de honor y emprendedores sobre la gestión del tiempo. Estos resúmenes son una guía para lograr la productividad extrema que no resultará agotadora.
¿Qué beneficio ofrece? Potenciar sus competencias de gestión del tiempo.
La vida moderna está llena de ladrones de tiempo. Ya sea su teléfono sonando en el bolsillo con el último tuit, un colega que los interrumpe en medio de una tarea importante o el bombardeo diario de correos electrónicos. Constantemente les están robando su tiempo, minuto tras minuto, hora tras hora. Y una vez que pierden ese tiempo, no lo pueden recuperar jamás. Para mantenerse enfocados y asegurarse de que estos ladrones de tiempo no tomen la delantera, deben contar con algunos trucos bajo la manga. Estos resúmenes son su punto de partida.
El tiempo es su recurso más valioso y debe usarse con sensatez.
¿Alguna vez deseó tener una hora más al día para leer, ejercitarse o pasar tiempo con sus seres queridos? Bueno, puede hacerlo y sin ninguna ayuda mágica. Primero, deben entender cuán preciado es su tiempo.
Por eso, el primer secreto de la gestión del tiempo es comprender que el tiempo es su recurso más valioso y que, una vez perdido, no se puede recuperar jamás. Una buena forma de monitorear este preciado recurso es desglosándolo en fracciones más pequeñas. Por ejemplo, el día tiene 1,440 minutos y cada uno de ellos debe usarse con sensatez. Para recordar esto, el autor colocó un póster con el número 1,440 en la puerta de su oficina. De esta manera, podía recordar el tiempo limitado de cada día. Pero, ¿por qué pensar en minutos?
¿Por qué no pensar en los 86,400 segundos del día? Porque hay una buena cantidad de tareas diarias que se puede hacer en un minuto, como hacer 30 sentadillas, leer un poema o regar una planta. Este hecho hace que los minutos sean clave al momento de monitorear el tiempo. Ahora que ya han apreciado cuán valioso es su tiempo, es momento de comenzar a darle prioridad. Aquí es donde entra en juego el segundo secreto. Determinar y priorizar su tarea más importante.
Esta es la única tarea que tendrá el mayor impacto en su vida o trabajo. Analicemos el ejemplo de Terese Macan, profesora de la Universidad de Missouri, San Luis. Ella descubrió que uno de los determinantes de productividad más importantes es la capacidad de identificar prioridades. Establecer claramente cuál es la tarea más importante es fundamental.
Eliminar la lista de tareas y usar un calendario para más logros y menos estrés.
Muchas personas se abruman con las listas de tareas infinitas. Echen un vistazo a su lista. ¿Cuántas de estas tareas han estado allí por semanas, causándoles un estrés innecesario?
Es probable que tengan al menos algunas de esas tareas y la mejor manera de lidiar con ellas es con un clásico calendario, a la antigua. Aquí entra en juego el tercer secreto. Desháganse de su lista de tareas y saquen el calendario para desestresarse. Según investigaciones, el 41% en promedio de las tareas pendientes de las listas de tareas jamás se completa. Uno de los motivos que explica esta estadística sorprendente es que las tareas incluidas en esas listas no suelen ir acompañadas de una nota sobre el tiempo que se requiere para completarlas. Como resultado, las tareas que son más difíciles o menos importantes quedan sin completarse.
Puede que esto no sea un problema, excepto por el hecho de que las tareas pendientes de su lista de tareas inevitablemente le generarán mucho estrés, algo que podría evitarse con facilidad. De hecho, investigadores de la Universidad Estatal de Florida descubrieron que se puede evitar este estrés si se elabora un plan para realizar la tarea. La gimnasta olímpica Shannon Miller es un buen ejemplo de esto. Logró pasar tiempo con su familia, cumplir sus obligaciones escolares, entrenar para los Juegos Olímpicos e incluso hacer entrevistas con los medios, todo mediante la programación de tiempo para tareas importantes. Esta estrategia se conoce como time blocking o timeboxing e, increíblemente, lo único que requiere es mantener un calendario detallado. De esta manera, Miller se obligó a priorizar las tareas que le acercarían a lograr su objetivo y hasta el día de hoy mantiene un cronograma casi minuto a minuto.
Sin embargo, inevitablemente habrá tareas en su calendario que no podrán cumplir. Cuando esto ocurra, en lugar de dejarlas a la deriva en el pasado, simplemente reprográmenlas. Por ejemplo, si por lo general van al gimnasio al mediodía, pero tienen que tomar un vuelo en ese horario, simplemente corran el entrenamiento a una hora más temprana ese día.
Superar la procrastinación anticipando acciones futuras y aceptando que siempre habrá más por hacer.
A todos nos ha pasado de estar próximos a una fecha de entrega y, en lugar de ponernos a trabajar en el proyecto en cuestión, nos fijamos frente a una pantalla, nos ingresamos a Facebook, enviamos mensajes de texto a un amigo o miramos nuestra serie de televisión favorita. La procrastinación es complicada, pero, por suerte, existen estrategias para liberarnos de ella y comenzar a cumplir objetivos. Aquí entra en juego el cuarto secreto.
Podemos superar la procrastinación imaginándonos a nosotros mismos en un futuro. Después de todo, no se procrastina por pereza, sino por falta de motivación. Imaginarse a ustedes mismos en un futuro puede solucionar este problema y pueden hacerlo simplemente preguntándose lo siguiente. ¿Qué satisfacción tendremos al hacer esto? Y ¿qué dolor sentiremos si no lo hacemos? Por ejemplo, si su objetivo es hacer ejercicio todos los días, pero no encuentran la motivación suficiente, imagínense tener una gran barriga cervecera y sentirse muy pesados para moverse.
Esa rutina mental lo sacará del sofá y lo subirá a la caminadora. Al mismo tiempo, ser honesto acerca de las acciones que su yo futuro tomará también puede ayudarles a alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, si saben que se inclinarán a comer bocadillos poco saludables en un futuro descanso, pueden evitarlo deshaciéndose de toda la comida chatarra que tengan en su casa. Incluso podrían ir un paso más allá y llenar la casa con opciones saludables, como zanahorias pequeñas y hummus. A partir de allí, pueden pasar al quinto secreto. Siempre habrá más por hacer, no pueden hacer todo.
Y, de hecho, está bien que así sea. En efecto, priorizar y programar las tareas que desean realizar es mucho más valioso que tachar tantos elementos como sea posible. Tomemos al presidente George W. Bush como ejemplo. Él sabía que siempre habría más por hacer. Entonces, en lugar de tratar de hacer todo, hizo que su prioridad fuese leer miles de libros, ya que lo encontró terapéutico y educativo. Como resultado, leyó más de 95 títulos durante su mandato.
Escribir las ideas y limitar revisar la bandeja de entrada varias veces despejará su mente y aumentará su productividad.
¿Alguna vez han tenido una idea increíble mientras compraban comestibles o paseaban al perro? No sería genial si, en lugar de esforzarse por recordarlo más tarde, pudieran anotarlo en ese mismo momento. Es por ello que el sexto secreto es tener siempre a mano una libreta.
Después de todo, escribir sus pensamientos le ayuda a aferrarse a ellos. El fundador de Virgin Group, C. Richard Branson, cuenta que nunca habría podido construir su imperio comercial sin su libreta de confianza. Estaba tan comprometido a escribir sus ideas que, en una ocasión, se le ocurrió una idea de negocio y no tenía una libreta a mano. Entonces, anotó la idea en su pasaporte. Para él, si una idea no se explaya por escrito, podría perderse para siempre. Tomar notas a mano también ayuda a su memoria.
Por ejemplo, los psicólogos Pan Mueller y Daniel Oppenheimer descubrieron que los estudiantes que escribieron a mano sus notas durante una charla TED pudieron recordar mejor el material que los estudiantes que tomaron notas en sus computadoras portátiles. Escribir sus ideas es crucial, al igual que mantener el control sobre su horario, que es donde entra en juego el séptimo secreto. Se debe evitar revisar el correo electrónico con demasiada frecuencia para que otras personas no nos dicten cómo pasamos nuestro tiempo. De hecho, contrariamente a la creencia popular, revisar todo el tiempo los correos electrónicos es improductivo. Esto se debe a que la anticipación que se siente al revisar su bandeja de entrada es comparable a tirar de la palanca de una máquina tragamonedas. Con frecuencia revisa sus mensajes y no hay nada nuevo, pero, a veces, recibe un mensaje nuevo.
Esta imprevisibilidad es adictiva y uno comienza a verificar más y más a menudo, esperando el golpe de dopamina que nos da la llegada de un mensaje. Es evidente que esto consume tiempo e interrumpe la concentración. Una buena manera de liberarse de su correo electrónico es darse de baja de los boletines usando un programa como unroll.me o bien también pueden adoptar el sistema 321.0. Para hacerlo, límitese a revisar el correo electrónico tres veces al día, mientras intenta que su bandeja de entrada llegue a cero en solo 21 minutos.
Evitar reuniones y decir que no para recuperar el tiempo.
Si alguna vez han tenido un trabajo de oficina, saben lo aburridas que pueden ser las reuniones, aunque ese no es el único problema con las reuniones. El octavo secreto es que la mayoría de las reuniones son ineficientes y solo debe programarlas como último recurso. De hecho, mediante una encuesta en 2015, se encontró que el 35% de los encuestados consideraba que las reuniones de seguimiento semanal eran una pérdida de tiempo, por estas dos razones principales.
En primer lugar, de acuerdo con la ley de Parkinson de la trivialidad, los participantes de la reunión tienden a perder tiempo en temas insignificantes. En segundo lugar, los extrovertidos suelen dominar las reuniones, lo que hace que sea menos probable que los demás participen. Como resultado, es posible que no se comparte información valiosa durante dichas reuniones. Dicho esto, si es absolutamente necesario tener una reunión, opte por una reunión en la que los participantes estén de pie en lugar de sentados. Puede parecer extraño, pero los investigadores de la Universidad de Washington descubrieron que las reuniones en las que los participantes están parados generan una mejor colaboración, menos apego a las ideas, niveles más altos de compromiso y una resolución de problemas más eficaz. La directora ejecutiva de Yahoo, Marisa Mayer, ofrece otro buen consejo.
Programando reuniones en incrementos de 5 o 10 minutos, se puede tener hasta 70 reuniones por semana. Si se atenía al lapso normal de 30 minutos, no habría podido lograrlo. En otras palabras, controlar el tiempo de las reuniones evitará que las personas consuman su tiempo. Esto es fundamental, ya que los demás tienen demandas constantes, lo que nos lleva al noveno secreto, decir que no a la mayoría de las demandas para alcanzar los objetivos inmediatos más rápido.
Después de todo, cada vez que dice sí a una demanda, le dice que no a otra cosa. La remadora olímpica, Sarah Hendershot, es un claro ejemplo, ya que es experta en decir que no a los compromisos sociales y de otros tipos. Esta competencia adquirida con esfuerzo le permitió enfocarse en el premio antes de los Juegos Olímpicos de 2012 de Londres, donde se clasificó para la final. Las investigaciones concluyeron además que las personas que tienden a decir que no a las demandas de su tiempo son más felices y tienen más energía.
La regla del 80-20 y algunas preguntas autorreflexivas aumentan la eficiencia y la satisfacción.
A estas alturas, ya saben que es esencial dedicar su tiempo limitado a tareas que tendrán el mayor impacto. El décimo secreto puede ayudarles a lograrlo. Al aplicar el principio de Pareto, pueden descubrir atajos hacia el éxito.
Aquí la explicación. En la década de 1890, el filósofo y economista italiano Vilfredo Federico D’Amaso Pareto descubrió que el 20% de las plantas de guisantes de su jardín producían el 80% de sus guisantes saludables. Extrapoló esta regla del 80-20 al principio general que ahora lleva su nombre, que se puede aplicar a diversos temas. Por ejemplo, al aplicar la regla del 80-20 a sus empleados, puede decidir que la mayoría de sus vendedores deben ser despedidos, ya que son los que tienen el desempeño más bajo. A partir de allí, podrían concentrar su energía en el 20% restante, que ya genera el 80% de sus ventas, otorgándoles recompensas y mayores niveles de apoyo. El resultado final probablemente será una mejora general en las ventas.
O podrían usar la regla del 80-20 en su vida personal, analizando las tareas que realiza semanalmente y luego identificando cuál de ellas tiene el mayor impacto. Dicho esto, también pueden lograr más al evaluar de manera crítica las tareas pendientes. El undécimo secreto está diseñado para ayudarles a lograr eso. Aprovechar sus competencias y delegar el trabajo aumentará su productividad. Tomemos de ejemplo un experimento de 2013 publicado en Harvard Business Review por los profesores Julian Bickinshaw y Jordan Cohen. Según este experimento, el 43% de los trabajadores estaban insatisfechos con las tareas que realizan en el trabajo.
Simplemente capacitando a los empleados para que se relajen y se hagan algunas preguntas, los autores del estudio pudieron identificar tareas importantes, liberando ocho horas adicionales por semana. La primera pregunta que la gente se hizo fue, ¿qué tan importante es esta tarea para la empresa? Luego se preguntaron, ¿hay alguien más que pueda realizarla? Y finalmente, ¿cómo podría lograrse esta tarea si tuviera la mitad de tiempo?
Establecer temas cada día y realizar tareas pequeñas de inmediato aumentará su eficiencia.
¿Tiene dificultades para concentrarse en un día normal en la oficina? La mayoría de las personas sí, y algunos consejos al respecto pueden ser de gran ayuda. Este es el duodécimo secreto.
Agrupar su trabajo en temas recurrentes cada semana los volverá más eficaces. Un gran ejemplo proviene de Jack Dorsey, cofundador de Twitter y fundador de Square. Él explica que el secreto para dirigir sus dos empresas era tener un tema para cada día. Por ejemplo, los lunes se concentraría en la gestión, los miércoles estarían dedicados al marketing y el domingo estaría reservado para la reflexión, la retroalimentación y la estrategia para la próxima semana. O tomemos el ejemplo del capacitador empresarial Dan Sullivan. Él recomienda establecer temas cada semana en función de tres tipos de días para mantenerse enfocado y vigorizado.
El primer tipo se llama día de enfoque, que es para actividades vitales como las tareas de aumento de ingresos. El segundo tipo se llama día de reserva, que es para responder los correos electrónicos, devolver llamadas, tener reuniones, delegar tareas y hacer trabajo administrativo. Y, por último, un día libre durante el que no se debe trabajar. Este último día se reserva para las vacaciones, el tiempo en familia y las obras de beneficencia. Otra forma sencilla de optimizar la eficiencia tiene que ver con realizar tareas pequeñas. De esto trata el décimo tercer secreto.
Debe tomar medidas de inmediato en las tareas que le llevarán menos de cinco minutos y evitar volver a la misma tarea una y otra vez. Consideremos el ejemplo del estudiante sobresaliente Nayar Sudar. Él realiza tareas de cinco minutos de inmediato, evitando así tener una lista larga de pequeñas tareas. O tomemos el ejemplo del autor.
Su hermana Debbie acaba de enviarle un correo electrónico, pero, en lugar de responderle con otro correo electrónico, la llamó para asegurarse de que pudieran hablar. Decidió lidiar con esta tarea de inmediato, puesto que agendó la llamada en su calendario, y así se ahorró la energía mental que habría gastado en intentar recordar responderle. Si, de lo contrario, hubiera añadido esta tarea a una lista de tareas o la hubiera dejado en su buzón de entrada, probablemente no habría recordado realizarla.
Aumentar el nivel de energía y atención con una rutina matutina y una técnica sencilla.
Imaginen despertar a las seis de la mañana, trabajar durante 45 minutos y luego preparar un delicioso y proteico desayuno. Puede sonar difícil, pero el decimocuarto secreto demuestra por qué es fundamental. Dedicar la primera hora de todos los días a una rutina matutina potencia la salud mental, física y espiritual.
De hecho, empezar el día haciendo actividad física es una excelente forma de potenciar la creatividad. Consideremos el ejemplo del autor de bestsellers del New York Times, Dan Miller, quien comienza cada día meditando durante media hora, luego hace ejercicio durante 45 minutos mientras escucha programas de audio. Evita leer las noticias o mirar su teléfono durante este tiempo y dedica su primera hora a experiencias positivas e inspiradoras. Incluso afirma que sus ideas más creativas le llegan durante este tiempo para mí, diario. Gracias a eso, puede aumentar aún más su energía y bienestar comiendo un desayuno saludable y bebiendo mucha agua. Esto es muy importante para el autor de bestsellers y anfitrión de podcast, Shawn Stevenson.
Él considera que la energía lo es todo, por lo que comienza cada día con lo que él llama una inmersión interior. Simplemente bebe poco menos de un litro de agua purificada para reactivar su metabolismo y eliminar los desechos. De hecho, según el decimoquinto secreto, la energía es primordial. El secreto es que la productividad no se trata de tiempo, sino de mantener la concentración y la energía. Es por eso que a Francesco Cirillo se le ocurrió la técnica Pomodoro, un método diseñado para reducir las distracciones y aumentar la productividad. Su enfoque consiste en configurar un temporizador durante 25 minutos, dedicar toda su atención a una sola tarea durante los 25 minutos completos y luego tomar un descanso de 5 minutos antes de repetir el ciclo.
Para la autora Mónica Leonele, la técnica Pomodoro fue un gran éxito, ya que se dio cuenta de que no tenía ni una sola hora libre en el día. Al usar la técnica Pomodoro, se recargó durante sus descansos, manteniendo una energía constante durante todo el día y, con la ayuda de otras técnicas, pasó de escribir 600 palabras por hora a 3,500.
Resumen final
El mensaje clave de este libro. Las personas muy exitosas consideran que el tiempo es su recurso más valioso. Al aplicar sus trucos de vida más eficaces, que incluyen desde priorizar tareas hasta aumentar su energía y mantenerse enfocados, ustedes también pueden aprovechar al máximo su tiempo. Consejo práctico Establezcan una rutina matutina. Cuando lo hagan, usen el sistema Life Savers desarrollado por el capacitador de éxito Hal Elrod.
Este acrónimo les ayudará a incluir las cosas más importantes. S de silencio, para fomentar la gratitud y la meditación. A de afirmaciones de objetivos y prioridades. V de visualizaciones de su vida ideal. E de ejercicio. R de lectura, por su sigla en inglés.